Credem că prin design, ergonomie și pasiune există viață după weekend. Biroul în care îți petreci cea mai mare parte din zi trebuie să-ți reflecte personalitatea, să te inspire în muncă și să fie un spațiu la care vrei să te întorci.
Ce spații vom amenaja și pentru ce?
Amenajarea unui birou sau office trebuie să plece de la alegerea spațiului și a dotărilor necesare pentru personalul ce-l va folosi. În funcție de specificul firmei ce este găzduită se vor fixa numărul de birouri manageriale, felul acestora, dacă sunt simple sau duble, felul zonelor operative și mărimea lor, sala sau sălile de conferință – meeting, spațiile pentru cafea și nu în ultimul rând toaletele. Conform legislației actuale aceste spații nu vor fi foarte înghesuite, fiind stabilit un spațiu minim pentru fiecare angajat. Chiar și în cazul când spațiul operativ este open space, trebuie ținut cont că economicul, HR și managerii, câți sunt ei, au birouri separate și cât mai aproape de sala de conferință – meeting.
- Recepția și lobby-ul necesită o amenajare modernă și dinamică, unde mobilierul prin linii, materiale și culori poate da o notă de distincție și în același timp va corespunde unei semnături proprii firmei. Birourile managerilor nu trebuie să fie foarte departe de recepție. Este evidentă nevoia amenajării unui lobby pentru cei ce au de așteptat intrarea la discuții sau interviuri. Pe lângă o lumină foarte primitoare, designul să fie întregit cu vegetație, chiar și artificială.
- Birouri manageriale se vor distinge prin eleganța mobilierului, funcționalitatea și opulența sa, dacă este posibil, și a spațiului. Se vor alege scaune directoriale în funcție de preferințe. În afara unui birou, aici trebuie să existe o mică masă cu scaune comode pentru doi sau trei invitați ocazionali și eventual o unul din modelele de canapele. Spațiile de depozitare trebuie să fie închise pentru a nu lăsa dosare la vedere. La vedere vor fi în general decorațiuni și sau ceva obiecte de hobby. Deși mai modest, biroul de HR este necesar să fie deosebit de confortabil.
- Sala de meeting, conferință, training în funcție de specificul și mărimea firmei, această sală poate fi unică, gen trei în unu, sau separate, unde se pot așeza partenerii de discuție. Dotarea acestei săli este mai mult tehnică decât de mobilier. Este nevoie însă de un televizor sau un ecran cu diagonală foarte mare, un proiector și legături pentru laptopuri.
Pentru foarte mici grupuri, sala de meeting poate fi folosită și pentru training. Dacă sala de meeting nu este suficientă pentru conferința personalului, o soluție economică este închirierea unei săli speciale.
- Zonele operative sunt gândite ca având cât mai multă flexibilitate și mobilitate în designul birourilor. Avantajul unui mediu armonios, care să faciliteze comunicarea, va duce la rezultate mai bune și la existența unei atmosfere mai relaxate.
- Zonele tehnice sunt în general zonele de arhivă sau magazie de consumabile. Mobilierul în aceste zone trebuie să fie închis diferențiat, în funcție de nivelul de acces al personalului. Zona este plină de dulapuri înalte, de mare capacitate, cu acces ușor la materialul depozitat, eventual uși glisante pentru mai mult cofort. În zonă este nevoie și de o masă și unu sau două scaune, în caz că se consultă materialul aici.
- Locul de luat masa, bucătăria sau cafeteria este camera unde se poate servi meniul adus de firma de catering, dotat cu mese și scaune suficient de comode, ușoare și mobile. Dotarea trebuie completată cu un dulap unde să se poată ține vesela, un cuptor pentru încălzire rapidă, un frigider pentru păstrarea alimentelor și o mașină de cafea. O chiuvetă este foarte necesară.
- Toaletele sunt zona a cărei mărime depinde foarte mult de cât personal există în firmă și chiar de structura lui, amenajările de aici fiind legate de confortul necesar.
Cum să creezi un spațiu de lucru motivant pentru angajați
Orice antreprenor știe cât este de important ca angajații sa fie în mod constant motivați pentru a performa din ce în ce mai bine la locul de muncă. Pe lângă diferite cursuri de dezvoltare profesională, stimulente sau beneficii extra-salariale și spațiul de lucru joacă un rol important în motivarea acestora.
Concret, spațiul de lucru trebuie să încurajeze productivitatea și pozitivismul angajaților, dar și să fie un mediu în care aceștia să se simtă în largul lor.
- Un spațiu de lucru curat este primul pas pentru a spori motivația la locul de muncă. Igienizarea constantă nu doar că va scădea șansele de îmbolnăvire, ci îi va ajuta pe angajați să se simtă mai puțin stresați și, implicit, să fie mai productivi.
- Organizează spațiul de lucru prin așezarea meselor de lucru astfel încât angajații să poată lucra fără să simtă că nu au suficient spațiu la dispoziție, dar și să poată comunica cu ușurință cu ceilalți colegi. Designul birourilor depinde foarte mult de profilul companiei, spațiul de lucru trebuie să aibă energia care să ajute angajații să se concentreze mai bine, să colaboreze și să își atingă adevăratul potențial. Pentru încărcarea spațiului de lucru cu energie pozitivă este nevoie de un dulăpior simplu, mobil, încăpător pentru birouri calculator, care să fie suficient de mare, cu dotări pentru calculator și rețelistică. Spațiile pot fi separate prin semi panouri sau dulapuri birou, nu mai înalte de 120-140 cm, pentru a nu crea sentimentul de spațiu închis. Și neapărat scaune de birou care să fie ergonomice.
- Trebuiesc respectate câteva reguli ergonomice la poziționarea dotărilor pentru birou. Este recomandat ca partea de sus a ecranului unui computer sau laptop să fie exact la nivelul ochilor, astfel încât să nu fii nevoit să ții capul prea sus sau prea jos. În timp ce citești un document la computer, distanța dintre ochi și monitor trebuie să fie de minimum 50 cm, iar brațul întins nu ar trebuie să atingă ecranul. Poziția corpului la birou trebuie să fie corectă, iar asta înseamnă ca spatele să fie în poziție dreaptă, iar poziția mâinilor pe tastatura sa fie paralelă cu podeaua. Ajustează înălțimea scaunului astfel încât tălpile să fie așezate comod pe podea
- Permite personalizarea spațiului de lucru prin adăugarea a câtorva accesorii precum poze cu familia, suveniruri din călătorii sau orice alte obiecte care ajută să îți mai iei gândul din când în când de la muncă, pentru relaxare. De asemenea, pe perete un panou de plută sau o tablă magnetică unde se așează notițe și biletele cu realizări, dar și cu obiective.
- Un birou bine organizat înseamnă să optezi pentru bibliorafturi, cutii de arhivare sau chiar clasoare. Pentru mulți dintre angajați poate fi destul de dificil să se concentreze când biroul este aglomerat cu teancuri de hârtii, notițe, cărți de vizită, dosare și multe alte documente.
- Creează spații inteligente de depozitare pentru cât mai multe documente și dosare, folosind biblioteci, etajere sau chiar polițe pe pereți. Ca să îți organizezi cât mai bine toate documentele, poți să le sortezi și să le pui în bibliorafturi, pe care le vei depozita apoi pe rafturi.
- Cât mai multă lumină naturală la iluminatul birourilor și a lobby-ului, va crea o mai mare productivitate, o stare de spirit și o capacitate de concentrare propice unui efort mai intens, lumina trebuind să cadă pe spațiul de lucru. Dacă plasezi biroul lângă o fereastră, nu doar că te vei bucura de toate beneficiile luminii naturale, dar vei putea să îți intorci privirea din când în când și să privești pentru câteva minute pe fereastră ca să îți relaxezi ochii.
- Câteva lămpi bine așezate sunt ideale pentru birou, mai ales când se lucrează până seara târziu. Lămpile cele mai potrivite pentru birou sunt cele cu lumină rece, de preferat cu becuri LED. Lumina este apropiată de cea naturală, foarte necesară atunci când vrem să ne concentrăm și în plus, această lumină nu obosește ochii.
- Adaugă câteva ghivece cu plante în zona de lucru dar și în zonele de recepție și lobby. Ghivecele cu plante nu doar că arată bine și creează o atmosferă aerisită și proaspătă, dar au și numeroase alte beneficii. Studiile au demonstrat faptul că plantele reduc stresul dintr-un spațiu de lucru, cresc creativitatea și productivitatea, concluzionând existența „biofiliei“, dorința înnăscută de a fi conectați cu natura.
- Adaugă culoare pentru că și ea influențează starea de bine a angajaților și capacitatea lor de lucru. Astfel, culoarea albastră sporește concentrarea, verdele deschis ajută la relaxare, în timp ce galbenul creează optimism și scoate la iveală creativitatea angajaților. Poți opta pentru un perete accent, folosirea unei mochete colorate sau a diverselor obiecte decorative în sălile de sedințe sau în sala de mese. La acest capitol se pot încadra și plantele, astfel că, dacă vrei să vopsești un perete în verde, mai degrabă alege un perete viu, decorat cu mușchi și licheni.
- Creează un loc pentru relaxare pe lângă spațiul de lucru, unde să se poată retrage oricine pentru o scurtă pauză. Un asemenea spațiu trebuie să aibă o canapea sau câteva fotolii foarte comode, eventual cu o muzică de relaxare pe fundal pentru a pune gândurile în ordine sau chiar a citi ceva înainte de a te întoarce la spațiul de lucru.
Un spațiu de lucru curat, organizat și bine pus la punct este ideal pentru bunăstarea angajaților, dar și pentru motivarea lor.